Der Moment, in dem Mitarbeitende ein Unternehmen verlassen, ist mit entscheidend für den Eindruck, den sie vom Arbeitgeber mitnehmen. Ein gelungenes Offboarding ist daher weit mehr als nur die administrative Abwicklung eines Austritts – es ist eine Chance für Unternehmen, professionelle Beziehungen aufrechtzuerhalten, Feedback zu gewinnen und die eigene Arbeitgebermarke zu stärken.
Im Folgenden wollen wir einmal etwas näher beleuchten, was ein erfolgreiches Offboarding ausmacht.
Was ist mit Offboarding gemeint?
Offboarding umfasst alle Prozesse, die ablaufen, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt – egal, ob die Trennung freiwillig oder unfreiwillig erfolgt. Dazu gehören die Übergabe von Aufgaben, die Rückgabe von Unternehmensmaterialien wie Laptop oder Firmenausweis, administrative Formalitäten, aber auch die Möglichkeit eines Abschlussgesprächs, das sogenannte Exit-Interview. Der Offboarding-Prozess stellt sicher, dass die Verabschiedung sowohl für die bzw. den Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen reibungslos und respektvoll verläuft.
Die Elemente eines gelungenen Offboardings
Ein durchdachtes Offboarding besteht aus mehreren Schlüsselelementen:
Frühzeitige und transparente Kommunikation:
Sobald bekannt ist, dass ein*e Mitarbeiter*in das Unternehmen verlässt, sollte dies den relevanten Abteilungen und Kolleg*innen klar und transparent kommuniziert werden. Dabei ist es wichtig, dass die ausscheidende Person sich respektiert und wertgeschätzt fühlt.
Geordnete Übergabe der Aufgaben:
Eine strukturierte Übergabe ist das Herzstück eines erfolgreichen Offboardings. Die- oder derjenige sollte genügend Zeit haben, um laufende Projekte an Kolleg*innen zu übergeben und das angesammelte Wissen zu teilen. Eine lückenhafte Übergabe kann nicht nur die Arbeitsprozesse stören, sondern auch bei den verbleibenden Mitarbeitenden einen negativen Eindruck hinterlassen.
Administrative Abwicklung:
Ein reibungsloser administrativer Prozess, der die Kündigungsformalitäten, den letzten Gehaltsscheck, die Rückgabe von Arbeitsmitteln und die Schließung von Zugängen umfasst, sorgt für einen ordnungsgemäßen Abschluss. Dies sollte so effizient und stressfrei wie möglich geschehen, damit die oder der scheidende Mitarbeitende den Eindruck von Professionalität und Organisiertheit behält.
Wertvolle Exit-Interviews:
Kündigungsgespräche bieten eine wertvolle Möglichkeit, ehrliches Feedback zu erhalten. Was hat gut funktioniert? Was könnte verbessert werden? Diese Informationen sind für das Unternehmen von unschätzbarem Wert, um interne Prozesse, das Arbeitsklima oder die Führungskultur zu optimieren. Die Erfahrungen ausscheidender Beschäftigter können Aspekte widerspiegeln, die im Arbeitsalltag untergegangen sind, jedoch langfristig die Arbeitgeberattraktivität beeinflussen.
Gepflegte Abschiedskultur:
Der Abschied sollte nicht einfach „unter den Tisch fallen“. Eine respektvolle, möglicherweise auch emotionale Verabschiedung – ob durch eine offizielle E-Mail, ein Abschiedsfrühstück oder ein kleines Geschenk – zeigt Wertschätzung und trägt dazu bei, dass die oder der Mitarbeitende das Unternehmen in guter Erinnerung behält.
Warum ist Offboarding so wichtig?
Professionelles Offboarding ist nicht nur ein Gebot der Höflichkeit, sondern bietet handfeste Vorteile für Unternehmen – hier die wichtigsten:
Ehemalige Mitarbeitende als Markenbotschafter*innen:
Auch ehemalige Mitarbeitende sprechen in ihrem Netzwerk über ihre Erfahrungen im Unternehmen. Wenn sie den Eindruck mitnehmen, fair und respektvoll behandelt worden zu sein, tragen sie dies somit nach außen. Besonders in Zeiten von Bewertungsplattformen wie kununu oder Glassdoor hat ihre Meinung eine direkte Auswirkung auf die Wahrnehmung der Arbeitgebermarke. Negatives Feedback kann potenzielle neue Talente abschrecken, während positive Eindrücke zur Mitarbeitendengewinnung beitragen.
Ehemalige Mitarbeitende als potenzielle Rückkehrer*innen:
Manche Mitarbeitende kehren nach einigen Jahren wieder in ihr altes Unternehmen zurück – oft mit neuen Fähigkeiten und Erfahrungen. Ein gelungenes Offboarding erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Unternehmen in guter Erinnerung behalten haben und bei einer beruflichen Neuorientierung eine Rückkehr in Betracht ziehen.
Netzwerke aufrechterhalten:
Ehemalige Mitarbeitende können durch ihre neuen Positionen zu wertvollen Geschäftskontakten für das Unternehmen werden. Auch wenn jemand das Unternehmen verlässt, können sich im Nachhinein Kooperationen oder Partnerschaften entwickeln. Daher ist es ratsam, das berufliche Netzwerk nicht abreißen zu lassen, sondern in Kontakt zu bleiben. Ein probates Mittel dafür können Newsletter oder gelegentliche Alumni-Veranstaltungen sein.
Wissensmanagement und Kontinuität:
Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, verlieren diese oft wertvolles Wissen. Durch strukturierte Wissensübergabe und sorgfältige Dokumentation kann der Wissensverlust minimiert werden. Das sorgt für Kontinuität und eine reibungslose Fortführung von Projekten.
Offboarding als Teil der Employer-Branding-Strategie
Der Offboarding-Prozess ist nicht nur eine logistische Notwendigkeit, sondern auch ein strategisches Element des Employer Brandings. Unternehmen, die den gesamten Zyklus von der Einstellung bis zum Austritt einer oder eines Mitarbeitenden professionell und wertschätzend gestalten, hinterlassen langfristig einen positiven Eindruck. Denn: Eine Arbeitgebermarke wird nicht nur durch glänzende Karrierewebseiten oder Recruiting-Kampagnen geprägt, sondern auch durch das tägliche Miteinander und den respektvollen Umgang – insbesondere in kritischen Phasen wie dem Abschied von Mitarbeitenden.
Ein gutes Offboarding kann somit die Reputation des Unternehmens stärken und zukünftige Beziehungen positiv beeinflussen.
Fazit
Ein gelungenes Offboarding ist mehr als ein formaler Prozess – es ist eine Chance, wertvolle Beziehungen zu pflegen, Feedback zu erhalten und die eigene Arbeitgebermarke zu stärken. Unternehmen sollten die Phase des Austritts daher mit derselben Sorgfalt behandeln wie das Onboarding neuer Talente. So schaffen sie nicht nur einen harmonischen Abschied, sondern auch ein stabiles Fundament für zukünftige Kooperationen und eine starke Employer Brand.