Endlose Meetings, nur schleppend vorankommende Projekte und die immer gleichen Antworten auf die immer gleichen Probleme – wer kennt es nicht? Wie schön wäre es doch, wenn sich Probleme sehr viel schneller und gleichzeitig nachhaltiger und kreativer lösen ließen.
An genau diesem Punkt setzt der Design Sprint an. Hierbei handelt es sich um eine Methode, mit der in kurzer Zeit, nämlich innerhalb von exakt fünf Tagen, neue Produkte, Angebote, Konzepte, Prozesse oder Services entwickelt und anschließend auch gleich konkret getestet werden können.
Was genau ein Design Sprint ist, wie er abläuft und wie er auch der HR-Arbeit auf die Sprünge helfen kann – in diesem Beitrag erklären wir es.
Was ist ein Design Sprint?
Der Design Sprint wurde Anfang der 2000er Jahre von Jake Knapp, einem Design-Partner bei Google Venture (GV), entwickelt und ist seitdem immer weiter verfeinert worden. Das Grundprinzip jedoch ist bis heute gleich geblieben: Ein Design Sprint ist ein fünfstufiger Prozess, der darauf abzielt, komplexe Probleme schnell zu lösen, Ideen zu entwickeln, Prototypen zu erstellen und diese mit echten Nutzer*innen zu testen. Und: Jeder Design Sprint ist echte Teamarbeit. Idealerweise arbeiten interdisziplinäre Teams zusammen, um eine möglichst umfassende Perspektive auf die zu lösenden Probleme zu gewinnen.
Der Ablauf eines Design Sprints lässt sich in fünf Phasen unterteilen, wobei jede Phase einem Arbeitstag entspricht:
Phase 1: Verstehen
Zunächst einmal geht es natürlich darum, das zu lösende Problem genau zu definieren und ein gemeinsames Verständnis davon im Team zu entwickeln. Daher ist der erste Tag des Design Sprints der Verständnisfindung gewidmet. Hier geht es darum, alle nötigen und verfügbaren Informationen zu sammeln und Meinungen und Perspektiven zum Thema einzuholen. Dazu können beispielsweise Kurzinterviews mit Kund*innen, Kolleg*innen und anderen Expert*innen geführt werden. Ein weiteres Etappenziel ist es, eine Vision und Zielsetzung für den Design Sprint zu formulieren. Welcher Idealzustand soll konkret erreicht werden? Und welche Hürden sind dabei zu überwinden?
Am Ende dieses Tages sollte somit allen Teilnehmenden eine klare Problembeschreibung und ein angestrebtes Zukunftsszenario vorliegen.
Phase 2: Skizzieren
Der zweite Tag des Design Sprints dient der Ideengenerierung. Der Clou dabei ist, diese nicht nur zu formulieren, sondern auch in Skizzen umzusetzen. Die Übersetzung ins Visuelle ist äußerst hilfreich, um die Ideen wirklich greifbar zu machen. Dabei kommt es nicht auf die Schönheit oder Perfektion der Skizzen an. Es geht wirklich nur darum, sich die Idee vor Augen zu führen.
Zur Entwicklung von Ideen kann auf geeignete Kreativitätstechniken zurückgegriffen werden. Einige davon haben wir bereits in vorherigen Blogbeiträgen vorgestellt. So zum Beispiel das Brainstorming, das laterale Denken oder auch so unkomplizierte wie wirksame Kreativitätstechniken wie die Bisoziation, die Analogietechnik oder die Zufallstechnik.
Am Ende dieses zweiten Tages präsentiert jedes Teammitglied bzw. jedes Teil-Team die heute entwickelten Ergebnisse.
Phase 3: Entscheiden
Am dritten Tag des Design Sprints geht es an die schwierige Aufgabe, aus allen am Vortag präsentierten Ideen die vielversprechendste(n) auszuwählen. Wichtig dafür ist es, vorab die Kriterien festzulegen, nach denen ausgewählt werden soll. Welchen Wert stellt die Idee für die Lösung des Problems dar? Was haben die späteren Nutzer*innen konkret von dieser Lösung? Welche Vor- und Nachteile gehen mit der Lösung einher? Wie aufwendig oder weniger aufwendig wäre die Umsetzung der Idee? Fragen wie diese helfen, objektive Erfolgskriterien zu definieren statt auf rein subjektive und vage Geschmacksentscheidungen zurückzufallen.
Am Ende dieses Tages steht also eine Idee, die dann im nächsten Schritt zum eigentlichen Clou des Design Sprints führt: dem Prototyp.
Phase 4: Prototypen
Der Prototyp ist das Herzstück des Design Sprints. Er dient dazu, die ausgewählte Idee erstmals und testweise zum Leben zu erwecken. Damit erhöht er den Erkenntnisgewinn und minimiert gleichzeitig Fehlinvestitionen. Je nach Art der Idee, ob es sich also beispielsweise um ein konkretes Produkt oder aber eine Dienstleistung oder auch einen neuen Prozessablauf handelt, kann der Prototyp wahlweise ein haptisches Modell, eine Art Regieanweisung (wie genau soll die Dienstleistung ausgeführt werden) oder eine Art Storyboard (in welche Etappen splittet sich der neue Prozess auf) sein.
Auch hierbei geht es nicht um Perfektion, sondern darum, die Idee sowohl für die späteren Nutzer*innen als auch für die ausführenden Personen greifbar zu machen.
Eine weitere Aufgabe dieses vierten Tages besteht darin, einen Plan zu entwerfen, wie der Prototyptest durchgeführt werden soll. So gilt es zum Beispiel zu klären, ob der Prototyp den Testpersonen zunächst erklärt wird – oder ob die Nutzer*innen allein damit zurechtkommen sollen. Wichtig festzulegen ist zudem, zu welchen Aspekten am Ende der Testphase ein Feedback eingeholt werden soll, welche Fragen der Test also genau beantworten soll.
Am Ende dieses Tages steht dann ein Prototyp der Idee nebst eines Test-Fahrplans.
Phase 5: Testen
Der fünfte und letzte Tag des Designs Sprints gehört dem Test des Prototyps.
Ziel dieses Tests ist es, Feedback von den Nutzer*innen zu erhalten und zu schauen, wie sich die Idee in der Realität macht. Die Testergebnisse werden dann gesammelt und es wird analysiert, was gut gelaufen ist oder wo noch Verbesserungsbedarf besteht.
Am Ende des Tages wird dann beschlossen, ob die getestete Idee – ggf. mit den noch notwendigen Optimierungen – so umgesetzt werden soll. Spannend ist nun natürlich zu sehen, in welchen Bereichen der Personalarbeit ein Design Sprint konkret eingesetzt werden soll. Dazu haben wir drei plakative Beispiele zusammengetragen, die genau das verdeutlichen sollen.
Der Design Sprint im HR-Bereiche – zwei konkrete Praxisbeispiele
Beispiel 1: Entwicklung eines neuen Onboardingprozesses
Die neuen Mitarbeitenden eines Unternehmens hängen an ihrem ersten Arbeitstag häufig ein bisschen in der Luft – wie also kann der Onboardingprozess so verbessert werden, dass neue Mitarbeitende von Anfang an bestens aufgehoben sind? Zur Lösungsfindung werden der Reihe nach der aktuelle Onboardingprozess analysiert und Problemstellen identifiziert, neue Ansätze entwickelt, skizziert und ein Prototyp – in diesem Falle ein neues Konzept speziell für die ersten Arbeitstage – aufgesetzt und getestet. Der Design Sprint startet also idealerweise vier Tage vor dem Eintreffen neuer Kolleg*innen, damit am fünften Tag geeignete Testpersonen im Haus sind. Am Ende des fünften Tages wird deren Feedback eingeholt und geschaut, ob der erste Tag im Unternehmen für die neuen Mitarbeitenden erfolgreich verlaufen ist oder ob noch Optimierungsbedarf besteht.
Beispiel 2: Einführung einer digitalen Lernplattform
Eine Firma möchte die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden durch eine digitale Lernplattform fördern – die Frage ist also, was diese neue Plattform können muss. Zur Lösungsfindung wird ein interdisziplinäres Team bestehend aus HR-Expert*innen, IT-Spezialist*innen und Vertreter*innen der Belegschaft zusammengestellt, die gemeinsam durch die einzelnen Phasen des Design Sprints gehen. Als Prototyp wird eine Betaversion der zuvor theoretisch entwickelten Lernplattform aufgesetzt. Auch hier wird abschließend die Rückmeldung der Testpersonen – in diesem Fall bestehende Mitarbeitende mit entsprechendem Weiterbildungsbedarf – eingeholt, um die Plattform ggf. weiter zu optimieren und schließlich zu implementieren.
Fazit
Die beschriebenen Beispiele zeigen, wie vielseitig und wertvoll die Anwendung des Design Sprints auch in der Personalarbeit sein kann. Indem HR-Teams diese Methode adaptieren, können sie ihre eigenen Prozesse verbessern und so einen Beitrag zur Lösungsorientierung und zum Erfolg des gesamten Unternehmens leisten. Der Design Sprint bietet also auch im HR-Bereich eine effektive Methode, um schnelle und innovative Lösungen zu entwickeln und zu testen. Durch die Fokussierung auf Nutzer*innenbedürfnisse, die Einbindung interdisziplinärer Teams und die schnelle Prototypenentwicklung können Personalabteilungen effizient und zielgerichtet agieren und reagieren.
Probieren Sie es doch einfach einmal aus!