von Matthias Adrion
Systematisches Onboarding ist ein zentraler Erfolgsbaustein bei der Besetzung von Stellen – gerade in Zeiten, in denen Homeoffice zunehmend Einzug in den Arbeitsalltag hält. Der öffentliche Landesbetrieb SBH | Schulbau Hamburg hat sein Konzept dementsprechend grundlegend neu entwickelt – Fallstudie eines Gastautors
Erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeitender ist ein wesentlicher Faktor für die Leistungsfähigkeit einer Organisation. Werden frisch eingestellte Kolleg*innen systematisch „ins Boot geholt“, hat das in der Regel nicht nur eine schnellere Einsetzbarkeit und bessere Arbeitsergebnisse zur Folge, sondern auch eine höhere Mitarbeitendenzufriedenheit und geringere Frühfluktuation.
Ein ganzheitliches Onboarding beginnt bereits im Auswahlverfahren mit der realistischen Beschreibung des Arbeitsumfelds. Es umfasst die Art und Weise, wie neue Kolleg*innen im Team willkommen geheißen werden. Zudem beschäftigt sich Onboarding auch mit der Frage, wie der noch unverbrauchte Blick Außenstehender genutzt werden kann, um die Abläufe und Strukturen im Unternehmen weiter zu optimieren.
Schwammige Prozesse, fehlendes Feedback
SBH | Schulbau Hamburg weist mit 1.200 Mitarbeitenden (vom angelernten Hausmeisterassistenten bis zum hochqualifizierten Versorgungstechnikingenieur) eine große Vielfalt auf und hat in der Vergangenheit eine entsprechend große Bandbreite an Onboarding-Instrumenten eingesetzt. Trotzdem zeigten die Rückmeldungen einer 2020 durchgeführten Evaluation durch die Personalabteilung noch deutliches Optimierungspotenzial bezüglich einer schnellen und nachhaltigen Integration ins Unternehmen. Häufige Gründe: fehlende Ansprechpartner*innen, ausbleibendes Feedback der Führungskraft und unzulänglich definierte Einarbeitungsprozesse. Unser daraufhin grundlegend neu entwickeltes Onboarding-Konzept basiert auf einer klaren Rollenverteilung zwischen Führungskraft, Mitarbeitenden, Pat*innen und Personalbereich.
Rollen im Onboarding-Prozess
Führungskraft
- trägt die Gesamtverantwortung für die erfolgreiche Einarbeitung
- legt Pat*innen aus dem Team fest
- formuliert klare Erwartungshaltung und setzt Ziele
- gibt regelmäßiges Feedback an Mitarbeitende
- entscheidet über Bestehen der Probezeit
Pat*in
- stellt gemeinsam mit dem Team die fachliche Einarbeitung sicher
- fördert den sozialen Austausch und die Integration ins Unternehmen
- fungiert als Wegweiser und niedrigschwellige*r erste*r Ansprechpartner*in bei Fragen und Konflikten
Mitarbeitende*r
- behält den Stand der eigenen Einarbeitung im Blick
- nutzt eigeninitiativ die angebotenen Hilfen im Intranet
- stößt Hospitationen und Kennlerntermine außerhalb des eigenen Fachbereichs an
Personalbereich
- ist für den übergreifenden Onboarding-Prozess verantwortlich
- berät Führungskräfte und Mitarbeitende
- entwickelt und pflegt die Arbeitshilfen im Intranet
- organisiert Schulungen, Vorträge und sonstige Veranstaltungen
- kontrolliert den Verlauf der Probezeit und interveniert bei negativer Prognose
Selbstständiges Handeln unterstützen
Auch neue Mitarbeitende werden in die Verantwortung genommen: Über das Intranet und verschiedene selbst organisierte Kennlerntermine tragen sie wesentlich zu ihrer Einarbeitung bei. Alles in allem setzt sich das neu eingeführte Onboarding-Konzept aus insgesamt 20 eng verzahnten Einzelinstrumenten zusammen, von denen unserer Erfahrung nach einige längst nicht zum Standard gehören und daher im Folgenden vorgestellt werden:
Vertragsinfos
Für viele neue Beschäftigte ist nicht auf den ersten Blick ersichtlich, auf welche Rahmenbedingungen sie im Unternehmen treffen werden. Manches ist direkt im Arbeitsvertrag geregelt, manches findet sich im Tarifvertrag, für wieder andere Regelungen gibt es Kollektivvereinbarungen mit Personal- und Betriebsrat. Um mehr Klarheit und Transparenz zu schaffen, teilen wir unseren Bewerber*innen alle wesentlichen Angaben auf einem zweiseitigen Infoblatt mit: von der individuellen Gehaltsentwicklung bis zur betrieblichen Altersvorsorge.
Neueinsteigerseminare
In einer Organisation mit fünf Unternehmensbereichen und gut 30 Abteilungen fällt es in den ersten Tagen und Wochen nicht immer leicht, sich zu orientieren. Neue Beschäftigte in der Zentrale durchlaufen bei uns daher in den ersten Monaten ein umfangreiches Programm aus insgesamt 16 Kurzvorträgen, in denen sich alle wesentlichen Abteilungen vorstellen und so zur abteilungs- und fachübergreifenden Vernetzung beitragen.
Erfolgsprognose
Etwa drei Monate nach Vertragsbeginn fragt die Personalabteilung über ein digitales Feedback-Tool bei den Führungskräften den bisherigen Verlauf der Einarbeitung ab. Dabei ist gleichzeitig eine Einschätzung über das Bestehen der sechsmonatigen Probezeit abzugeben. Ist die Prognose negativ, interveniert die Personalabteilung und sucht gemeinsam mit Führungskraft und der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter nach Wegen, wie die Probezeit doch noch zu einem erfolgreichen Ende gebracht werden kann.
Mini-Hospitationen
Unser Kerngeschäft ist die Bewirtschaftung der Hamburger Schulen. Jede*r neue Beschäftigte wird daher ermuntert, in den ersten Wochen einen halben oder ganzen Tag in den Betriebsdiensten vor Ort zu hospitieren. Auch weitere Kurzzeithospitationen in angrenzenden Teams, Abteilungen oder Bereichen können in Abstimmung mit der Führungskraft organisiert werden, um den fachlichen Austausch und die schnittstellenübergreifende Zusammenarbeit zu stärken.
Feedback-Kultur
Nicht nur die neu eingestellten Mitarbeitenden profitieren von Feedback, sondern auch die Organisation als Ganzes. Deshalb erfragen wir jeweils zum Ende der Probezeit per Online-Tool die Zufriedenheit mit dem Verlauf der eigenen Einarbeitung. Die so gesammelten Rückmeldungen werden nicht nur von der Personalabteilung zur Optimierung des Auswahl- und Onboarding-Prozesses genutzt. Sie werden auch in anonymisierter Form an die Geschäftsführung berichtet und fließen so als wichtiger Input in die weitere Unternehmensentwicklung ein.
Über SBH | Schulbau Hamburg:
SBH | Schulbau Hamburg ist ein Landesbetrieb der Freien und Hansestadt Hamburg. Im Verbund mit dem öffentlichen Unternehmen GMH I Gebäudemanagement Hamburg koordiniert der SBH als zentraler Dienstleister den Neubau, die Sanierung, die Instandhaltung und die Bewirtschaftung der rund 400 Hamburger Schulen. Der Unternehmensbereich GMH ist zudem ein bedeutender Akteur im Hamburger Hochschul- und Sportstättenbau. SBH und GMH beschäftigen zusammen rund 1.200 Mitarbeitende. Ein Großteil davon ist in den Betriebsdiensten angestellt und arbeitet als Hausmeister*in direkt vor Ort an den Schulen. Weitere wichtige Recruiting-Zielgruppen sind Architekt*innen, Immobilienfachleute und Gebäudetechnikspezialist*innen.
Matthias Adrion leitet beim SBH | Schulbau Hamburg das vierköpfige Team „Recruiting & Personalmarketing“ und ist in dieser Funktion auch für die Themen Onboarding und Mitarbeitendenbindung verantwortlich. Zuvor war der studierte Medienwissenschaftler unter anderem für die Otto-Tochter Hermes Fulfilment tätig und verantwortete lange Jahre als Mitglied der Geschäftsleitung das DRSP-Ressort Employer Branding. Er lebt mit seiner Familie in Bad Oldesloe bei Hamburg.