Mitarbeitende-werben-Mitarbeitende-Programme gehören zu den vielversprechenden Geheimwaffen im Kampf um die besten Köpfe. Zu Recht: Professionell gemanagt bewirken sie eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten – Unternehmen, Mitarbeitende und Kandidat*innen.
Angesichts der eindrucksvollen Kosten-Nutzen-Rechnung von Mitarbeitendenempfehlungsprogrammen (MEP) verwundert es, dass viele Unternehmen noch nicht auf diesen Recruiting-Kanal setzen. Denn MEP bieten die Chance, nachhaltig die Reichweite ihres Recruitings zu verbessern, und erhöhen ganz nebenbei die Passgenauigkeit ihrer Kandidat*innen. Diese bekommen ihrerseits schon vor dem Bewerbungsgespräch die Gelegenheit, Einblicke in das künftige Arbeitsumfeld zu erhalten. Nicht zu unterschätzen ist auch die Wirkung von MEP für das interne Employer Branding: Empfehlende Mitarbeitende profitieren im Erfolgsfall nicht nur von einer etwaigen Prämie, sondern fühlen sich durch ihre Mitwirkung am Recruiting-Prozess auch eingebunden und wertgeschätzt.
Digitale Tools noch wenig verbreitet
Wie verbreitet sind MEP mittlerweile in Unternehmen? Das hinterfragt eine aktuelle Benchmark-Studie von Radancy. Im Rahmen der Studie wurden 400 Unternehmen weltweit nach Erfahrungswerten gefragt. Das Ergebnis: 67 Prozent der befragten Firmen nutzen schon ein MEP, 19 Prozent haben dies in Planung. Davon verwenden jedoch nur 16 Prozent digitale Empfehlungsprogramme. Viele bearbeiten die Vorgänge offline, nutzen Mails oder das hauseigene Bewerbermanagementsystem. Dabei minimieren softwarebasierte Lösungen den administrativen Aufwand erheblich, machen den Erfolg der MEP messbar und bieten je nach Größe und Komplexität des Unternehmens weitere spannende Vorteile:
• Abruf des Status aktueller Empfehlungen sowie der Historie bisheriger Aktivitäten
• Posting offener Stellen, die für das Empfehlungsprogramm relevant sind
• Integration Sozialer Netzwerke wie XING und LinkedIn zur Erhöhung der Reichweite
• direkte Schnittstelle zum Bewerbermanagementsystem
• automatisiertes Tracking, sodass auch Empfehlungen zweiten und dritten Grades zuverlässig einem Mitarbeitenden zugeordnet werden können
Offen für alle oder geschlossene Gesellschaft?
Was gilt es nun zu beachten, wenn erstmals ein MEP im Unternehmen aufgesetzt werden soll? Zu den Rahmenbedingungen, die in jedem Fall definiert werden sollten, gehören insbesondere:
• Teilnehmer*innenkreis
• Grad an Verbindlichkeit
• Einsatz IT-basierter Tools
• Art, Höhe und Konditionen der Prämienvergabe
Zunächst stellt sich die Frage, wer aus der Mitarbeitendenschaft am MEP teilnehmen darf. Auch wenn man in der Regel im Sinne der Transparenz und Gleichberechtigung auf zu viel Exklusivität verzichten wird, ist es durchaus eine Überlegung wert, das MEP auf bestimmte Mitarbeitendengruppen zu beschränken. Verbreitet ist bspw. die Praxis, Mitarbeitende aus dem Personalwesen, direkte Vorgesetzte und leitende Angestellte von der Teilnahme auszuschließen. Neben möglichen Interessenskonflikten wird dies oft damit begründet, dass die Rekrutierung neuer Leistungsträger*innen ohnehin zu den Aufgaben der entsprechenden Funktionen gezählt wird.
Die richtigen Incentives einsetzen
Zentrale Frage beim Aufsetzen eines MEP ist in jedem Fall: Wann, in welcher Form und in welcher Höhe werden Mitarbeitende durch eine Prämie belohnt? 94 Prozent aller befragten Unternehmen zahlen Geldprämien für erfolgreiche Empfehlungen – im Schnitt liegen die Beträge zwischen 500 und 1.000 Euro. Doch auch andere Anreize wirken motivierend: beispielsweise kleine Geschenke, Gutscheine oder ein zusätzlicher Urlaubstag.
Geld ist nicht alles
Einige Unternehmen stellen mittlerweile den Sinn von Geld- bzw. hochwertigen Sachprämien grundlegend infrage. Wie zielführend ist eine Empfehlung, die maßgeblich aufgrund monetärer Anreize ausgesprochen wird? Diese Frage ist nicht ganz unberechtigt: So macht es im Hinblick auf die Mitarbeitendenbeteiligung offenbar kaum einen Unterschied, ob die Höhe der Prämie bei unter 500 Euro oder bei über 2.000 Euro liegt. Möglicherweise beteiligen sich Mitarbeitende, denen hohe Prämien winken, auch aus den falschen Beweggründen am MEP, während bei Empfehlungen für Firmen, die kleinere Prämien zahlen, ideelle Motive wie Begeisterung für das ausschreibende Unternehmen im Vordergrund stehen. Ganz im Sinne der Zwei-Faktoren-Theorie von Frederick Herzberg führt vielleicht erst die Kombination aus Hygienefaktoren (Geldprämie) und Motivationsfaktoren (Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber) zu einer breiten Beteiligung an MEP. Zentrale Voraussetzung für die Weiterempfehlungsbereitschaft des Arbeitgebers dürfte die Tatsache sein, dass die eigenen Mitarbeitenden ein Arbeitsumfeld vorfinden, in dem sie sich gleichermaßen gefordert, gefördert und wertgeschätzt fühlen. Bereits an dieser Stelle sollte jedes ganzheitlich ausgelegte Empfehlungsprogramm ansetzen.
How-to: In vier Schritten zum erfolgreichen Empfehlungsprogramm
1. Klare Spielregeln definieren
Empfehlungsprogramme leben davon, dass die Rahmenbedingungen klar definiert, kommuniziert und für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar sind. Investieren Sie daher ausreichend Zeit in die Konzeption und machen Sie die Spielregeln transparent!
2. Stellenprofile verständlich formulieren
Empfehlungen für eine offene Stelle können immer nur so gut sein wie die zugrundeliegende Ausschreibung. Je präziser und eindeutiger Sie die Anforderungen, Aufgaben und Perspektiven formulieren, desto besser wird die Passgenauigkeit Ihrer Empfehlungen ausfallen.
3. Programm prominent bewerben
Oft scheitern Empfehlungsprogramme schlichtweg daran, dass sie mit ihrem Start einmalig lautstark beworben werden, dann aber auf der dritten Unterebene des Firmenintranets verschwinden. Rufen Sie Ihr MEP regelmäßig in Erinnerung!
4. Attraktives Arbeitsumfeld schaffen
Behalten Sie Ihre interne Attraktivität als Arbeitgeber im Blick und schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, das Mitarbeitende gern weiterempfehlen – denn nur zufriedene Mitarbeitende sind gute Markenbotschafter*innen!